Retrospektive Meetings helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Wie sie funktionieren und welche Methoden es gibt. Plus: 7 Tipps, mit denen die Retrospektiven wirklich zum Erfolg werden.

© Kriangsak Koopattanakij/iStock/Getty Images Plus/Getty Images

Im Alltag bleibt meist wenig Zeit, die Zusammenarbeit zu reflektieren und zu schauen: Was läuft gut? Und: Wo gibt es Schwierigkeiten? Hier schaffen Retrospektiven Abhilfe. In Unternehmen, die agil arbeiten, gehören sie zum festen Programm – grundsätzlich eignen sich die Feedback-Runden aber für alle Betriebe.

„Retrospektiven bieten die Gelegenheit, im Detail auf Prozesse zu schauen, Transparenz zu schaffen und strukturiert herauszuarbeiten, was sich in der nächsten Zeit wie genau verbessern ließe“, erklärt Jan Grau, der Unternehmen unter anderem in Sachen Agilität berät, also zur Frage, wie Teams selbstorganisiert arbeiten können.

Unternehmerinnen und Unternehmer können dem Experten zufolge mit Hilfe einer Retrospektive möglichst vielseitiges Feedback einholen – und nicht nur das der vier meinungsstarken Teammitglieder, die sich ohnehin immer zu Wort melden.

Retrospektive Meetings haben einen festgelegten Ablauf. Dieser stellt sicher, dass alle aus der Gruppe ihr Feedback abgeben – und man von der Theorie auch wirklich in die Umsetzung, also die Prozessoptimierung, kommt.

Ein Beispiel: Angenommen, ein Tischler setzt seit Neuestem eine hochmoderne CNC-Fräse in der Werkstatt ein. Dann könnte er den Prozess mithilfe von regelmäßigen retrospektiven Meetings begleiten, immer wieder herausfinden, was gerade gut läuft und wo es hakt – und im Team Lösungen dafür entwickeln.

Der Ablauf wäre stets wie folgt:

Um das Feedback der Teammitglieder einzuholen, gibt es verschiedene Varianten. Sie unterscheiden sich in Zahl und Präsentation der Fragen, auf die die Teilnehmenden antworten sollen. Zur Person Jan Grau ist Agilitäts-Coach und Ratgeber für die digitale Transformation von Organisationen. Er berät kleine und mittelständische Unternehmen genauso wie größere Konzerne. Als Co-Gründer von ParrotPolls.com hilft er Unternehmen, regelmäßigem Feedback zu ihrer Arbeitsumgebung zu erhalten.

Was es für alle braucht: ein Whiteboard oder Flipchart, Stifte und Post-its, auf denen die Teilnehmenden ihre Antworten notieren.

Retrospektive Meetings funktionieren auch via Videokonferenz: Dabei simulieren Programme wie Metro Retro oder Miro das Flipchart und die Post-its virtuell. Praktisch: Die meisten Anwendungen halten Retrospektive-Vorlagen zu den verschiedenen Varianten bereit.

Die folgenden Retrospektive-Methoden gehören zu den bekanntesten:

Der Moderator zeichnet ein Rechteck auf das Flipchart und teilt es in zwei Felder auf. Dann schreibt er über die Felder zwei Fragen:

Je nach Ziel und Zeit kann diese Retrospektive ergänzt werden um den Punkt „Continue doing this: Was sollten wir fortführen?“.

Der Moderator zeichnet drei rechteckige Felder nebeneinander auf das Flipchart. Über das erste Feld zeichnet er ein verärgertes Smiley und notiert unter dem Smiley die Frage „Was hat dich verärgert?“. Über dem zweiten Feld steht ein trauriges Smiley und die Frage: „Was hat dich traurig gemacht?“, über dem dritten ein fröhliches Smiley mit der Frage: „Was hat dich froh gemacht?“

Hier schreibt der Moderator das Wort die Buchstaben „K“, „A“, „L“ und „M“ untereinander auf das Flipchart. Die Buchstaben stehen für den Anfang einer Frage:

Diese Variante ist eine Abwandlung der K.A.L.M.-Retrospektive. Diesmal steht auf dem Flipchart untereinander folgendes:

Der Moderator zeichnet einen großen fünfarmigen Seestern auf das Flipchart und schreibt in jeden Arm eine Frage:

Der Moderator zeichnet auf das Flipchart einen Rennwagen, an dem hinten ein Fallschirm hängt, der das Auto abbremst. Die Teilnehmenden kleben an Rennwagen und Fallschirm ihre Antworten auf diese zwei Fragen:

Der Moderator malt vier Dinge auf das Flipchart: in die Mitte ein Segelboot mit einem Anker, rechts oben etwas, das Wind darstellt (etwa eine Wolke mit Mund, die Luft herauspustet), unter das Boot einen Eisberg – und links neben das Boot eine Insel. Jedes Symbol steht für eine von vier Fragen:

Im agilen Projektmanagement finden die Feedbackrunden meist alle zwei Wochen statt – immer dann, wenn eine „Sprint“ genannte Arbeitsphase abgeschlossen ist. Alle vier bis sechs Wochen wäre im nicht-agilen Arbeitskontext Experte Grau zufolge aber auch noch ok.

Mehr Zeit sollte zwischen den Retrospektiven allerdings nicht vergehen. Denn: „Menschen vergessen relativ schnell“, erklärt Grau. „Wenn man sich nur alle sechs Monate trifft und sich dann mit der eigenen Arbeit und den Prozessen dahinter auseinandersetzen soll, fallen einem meist nur Dinge aus den letzten paar Tagen, maximal Wochen ein. So kann ein Prozess nicht umfassend verbessert werden.“

„Bei den ersten Retrospektiven sprechen die Teilnehmenden erfahrungsgemäß erstmal über alle möglichen Themen, die ihnen auf der Seele brennen“, so Grau. Außerdem ist der Zeitraum, der betrachtet wird, oft länger als bei Folge-Retrospektiven. Grau empfiehlt deshalb, mehr Zeit als die übliche Stunde einzuplanen – mindestens 90 Minuten, besser noch 120.

Auch eignen sich nicht alle Frage-Methoden für die erste Retrospektive. „Oft trauen sich zu Beginn noch nicht alle Teilnehmenden so richtig raus. Deshalb sollte man in den ersten Retrospektiven beispielsweise nicht direkt die Segelboot-Variante nutzen. Sondern eine der einfacheren Varianten, etwa die Start-Stop-Retrospektive.“

Retrospektive Meetings eignen sich für einzelne Abteilungen, etwa den Vertrieb oder die Produktion eines Unternehmens – oder für Teams, die einzelne Projekte gemeinsam durchziehen. Generell gilt: „Gut strukturiert durchführen kann man eine Retrospektive erfahrungsgemäß mit 5 bis 15 Leuten“, so Grau.

Retrospektiven bringen am meisten, wenn unterschiedliche Hierarchiestufen zusammenkommen. Im Beispiel der Tischlerei wären also idealerweise vom Inhaber der Tischlerei bis zum Praktikanten, der die Maschine reinigt, alle dabei, die mit der Produktion zu tun haben.

„Auf diese Weise stellt man sicher, dass wirklich alle Bestandteile und Auswirkungen eines Prozesses beachtet werden – und nicht nur das, was etwa den Führungskräften wichtig erscheint. So erfährt man, wo genau etwas gut klappt und wo noch nicht“, sagt Grau.

Grau zufolge gelingen retrospektive Meetings nur, wenn die Atmosphäre stimmt. Dafür müsse der Moderator den Teilnehmenden vermitteln:

Ideal für die Rolle des Moderators sei jemand aus einer anderen Abteilung, im Tischler-Beispiel etwa jemand aus dem Vertrieb. „Außerdem sollte der Moderator ein gewisses Standing haben. Denn er muss souverän auftreten und auch mal jemanden abwürgen können, der sein Feedback zu ausufernd erläutert.“

Findet sich niemand Passendes, sei es besser, einen externen Moderator zu buchen anstatt als Chef oder Chefin die Moderation selbst zu übernehmen. „Denn dann passiert es schnell, dass eben doch nicht alle offen reden.“

Um gut in die Retrospektive zu starten, sollte der Moderator eine Frage stellen, die auf die Stimmung der Teilnehmer oder auf das Thema des Meetings zielt. Etwa:

„Mit solchen Fragen schaffen Sie ein gutes Gesprächsklima. Denn darauf können alle leicht antworten und so hat jeder schon mal was gesagt, ehe das eigentliche Meeting beginnt“, so Grau.

Damit Retrospektiven effektiv sind, ist es wichtig, dass jeder seinen Standpunkt vortragen kann – es aber keine langen Diskussionen gibt. „Deshalb sollte der Moderator vorab Zeitblöcke für die einzelnen Schritte des Meetings festlegen ­ und dann darauf achten, dass diese auch eingehalten werden“, so Grau.

Mehr zum Thema: Timeboxing: Produktiv arbeiten wie Bill Gates und Elon Musk

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)

Der Newsletter für Unternehmer

+ handfestes Know-how + Erfolgsrezepte + montags bis freitags

Ich melde mich für den kostenlosen Newsletter an und bestätige, dass Impulse Medien mir E-Mails schicken darf. (Datenschutzbestimmungen)